井寄事務所

メールって便利なので、私はメール派です。

メールのメリットは
１．自分の都合のいい時間、相手の都合のいい時間に処理ができる
２．痕跡が残るので後で確認することができる
３．複数の人間で同じ情報を共有することができる
４．作成時に見直すことができるので、考えをまとめることができる
というかんじでしょうか。

しかし、長いメールは読みにくいので
できるだけ簡素にしようと考えて文章を構成すると
相手に誤解を受けてしまうことがあります。

電話で話しをすれば、そのときの話の流れや、声の調子
また会って話せば、表情を確認できるので、誤解は生じにくいのですが
メールで、そのときの感情は伝わりにくいので
同じ文面であっても読む人によって、感じることが変わるのです。

今日は、メールで誤解が2件。
結局電話で話すことに。
電話で話すことで誤解が解けました。

メールのデメリットは
１．一方通行である
２．意図することが伝わりにくく、受け取る相手によって受け取り方が変わる
３．トラブルになったときには、きつい言葉を羅列してしまいがちになる
というところでしょうかね・・・

しかし今やメールなしで仕事をすすめることはできません。
メールと電話と面談、1日24時間しかないので、それぞれの特性を生かして、
時間の有効活用と仕事の効率化に努めたいと思います。

すべて相手があることですので、相手の時間を大事にし、
最小限の時間で最大限の効果を得ていただくようにしたいです。

あ・・メール術については
明日講師をしていただく平野　友朗さんが第一人者です。
ご参考に・・・

●ビジネスメールの教科書

明日はとうとうセミナーです。
バタバタでしたが準備は完了。
私も楽しみたいと思います。