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事務員さんがいなくなって感じたこと

投稿日時:2010/12/19(日) 00:25rss

うちの事務所で約2年間にわたって、顧問先の社員の入退社手続きや
助成金申請業務を担当してくれていた事務員さんが
急に退職をして1か月が経過しました。

いなくなってみて、すごい量の業務を迅速に、しかも正確に
彼女が黙々とこなしてくれていたんだなぁってビックリしています。
もっと在籍中にねぎらいの言葉をかけるべきでした。ホントに。

自分ですべてをやってみて、この2年でお客様が増えている分
業務量もハンパなく増えていることがわかりました。
また、ハッキリ言って、業務量と顧問料が見合っていないお客様がいることも
よおくわかりました。

今になって思えば、彼女が体調をくずす前に
もう一人スタッフを雇って負担の軽減化を図り
私自身ももっと動きやすい体制を整えるべきでした。

それがなぜできなかったのか。
ズバリ金銭的に、人を増やす余裕がないからなんですが
これだけ忙しいのに、金銭的余裕がないのはなぜか。
書籍がらみの出張やパーティなどで経費支出が膨らんでいることもありますが
業務量に見合った適正な顧問料を言えてないからだと思っています。

お客様の会社で社員の給料の見直しはありますが、
顧問料の見直しってこちらから申し出をしない限りはありません。
ここ数年、経営が苦しくなり、「手続き業務を社内でやるので
顧問料を下げてくれ」というお話はありましたが、
社員さんが急激に増えたとしても、こちらからお願いしない限り
顧問料が上がることはありません。

そもそも「顧問料」に対するお客様の考えも様々で
我々に対する費用も経費なので、経費であれば
できるだけ安く押さえたいと考えられるのも理解はできます。

しかし、我々も霞を食べて生きているのではありません。
スタッフがいないと、サービスの質が低下しますし
いいサービスを提供するためには、スタッフにも
そこそこの給料を払ってあげないとダメだと思うのです。

今回、事務員さんが退職して、自分ですべての業務をやってみて
うちの事務所は、昔のように一人体制では運営できないことが
よくわかりました。

人を雇わないとやっていけない限りは、最低限、組織を運営できるだけの
報酬を得ることができるように、新しい年に向けてシビアに
料金体系の見直しをしたいと思っています。

そのためには、顧問契約をいただくことでどんなサービスを
提供することができるのかを明確にお伝えしていきたいと
考えています。

来年で開業5年になります。
次のステップに向けて、「金勘定力」を最大限に発揮して
よりよいサービスが提供できる組織をつくりたいと思います。

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