井寄事務所

スピードを上げるための施策。
今の私のテーマでもあります。
まだこれが答えというものはないのですが
今やろうと思ってることは
徹底したタスク管理です。

私の主な仕事はお客様との面談、コンサルティング
面談のための資料作成、あとは就業規則作成、
助成金申請、社会保険・労働保険の事務処理の仕事です。

今やってることは、未処理、仕掛中、返事待ちの書類のBOXをつくり、
目で見て処理状況がわかるようにしています。
これは古芝さんの工場見学に行った際に
事務の方がそのようにされていたので参考にさせていただきました。

この処理状況を事務員さんにもわかるように、パソコンにも
共有フォルダーのところに仕事の進行表を作成したのですが
案件によっては、返事待ちにあったものがまた未処理に回ったりして
シートでの管理は煩雑になるので、今はBOXでしか管理ができていません。

先日、「ライフハックス」や「スピードハックス」の著書のある
大橋悦夫さんとお話をした際に、まず時間のかかる案件から
先に処理をしていくことがスピードアップのために効果があることを
教えていただきました。

まずは未処理のファイルの数を減らしたいので
すぐに終る仕事から手をつけがちになるのですが
細かい仕事は日々発生するものが多いので
そうなると、時間のかかる仕事はずっと後回しになってしまいます。

すぐに終る仕事というのは、切れ端の時間でも処理ができるので
まずは時間のかかる案件からとりかかるのが得策とのことでした。

事務処理の順番を考えることでかなりスピードを上げることができると思いますので
引き続きタスク管理を徹底したいと考えています。

12月と1月に大橋さんに大阪で講演をしていただきます。
1日でも早くお話をお聞きしたいところですが
12月と1月楽しみにしています。